ระบบการชำระเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์ (E-Payment)

ระบบการชำระเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์(E-Payment)

ในชีวิตประจำวันของประชาชนมีความเกี่ยวข้องกับการชำระเงินอยู่ทุกวัน ไม่ว่าจะเป็น
             การชำระเงินเพื่อซื้อสินค้า/บริการ การโอนเงิน หรือการทำธุรกรรมการเงินอื่นใด การขยาย
             ตัว  ของเศรษฐกิจและความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีเป็นปัจจัยที่ส่งผลให้การบริการ
             ด้านการชำระเงินมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องโดยรูปแบบการชำระเงินมีความหลากหลายและ
             ซับซ้อนมากขึ้น การให้บริการมีความรวดเร็วและคล่องตัวมากขึ้นสอดคล้องกับความ
             ต้องการของภาคธุรกิจและประชาชน และมีผู้ให้บริการรายใหม่ๆ เกิดขึ้น รวมทั้งมีการ
             นำเอากระบวนการชำระเงินเข้าไปในระบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือเรียกกันว่า ระบบการชำระเงิน
             แบบอิเล็กทรอนิกส์ (E-Payment)

Electronic Payment system (ระบบชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์)

 คือ กระบวนการส่งมอบหรือโอนสื่อการชำระเงินเพื่อชำระราคา  โดยผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
             เช่น อินเทอร์เน็ต คอมพิวเตอร์ ระบบสื่อสารโทรคมนาคม โทรสาร โทรศัพท์มือถือ เป็นต้น

ขั้นตอนการชำระเงิน

1. ตกลงซื้อสินค้า กรอกข้อมูลบัตรเครดิต *ข้อมูลส่วนนี้ทางร้านไม่สามารถเห็นได้

2. ส่งข้อมูลไปยัง Acquiring Bang (ธนาคารที่ฝ่ายร้านค้าใช้บริการอยู่)

3. Acquiring Bang ทำการตรวจสอบมายังธนาคารผู้ออกบัตร ว่าบัตรเป็นของจริงและ
                 สามารถ   ใช้ได้

4. Acquiring Bang ทำการเรียกเก็บเงินจากธนาคารผู้ออกบัตร

5. ธนาคารผู้ออกบัตรโอนเงินไปยัง Acquiring Bang เข้าสู่บัญชีร้านค้า

6. ส่งข้อมูลการชำระกลับไปยังร้านค้า

7. ร้านค้าส่งข้อมูลการชำระกลับไปยังลูกค้า เพื่อยืนยันการสั่งซื้อ

(E-Payment) มีกระบวนการการชำระเงินด้วยบัตรเครดิตบนอินเตอร์เน็ต 
             เป็นที่นิยมมากที่สุด ดังนี้

1. สั่งซื้อและส่งข้อมูลเกี่ยวกับบัตรเครดิตไปให้ผู้ขาย

2. ผู้ขายยืนยันส่งข้อมูลการสั่งซื้อกลับมายังผู้ซื้อ

3. ผู้ขายรับข้อมูลการสั่งซื้อ (มองไม่เห็นเลขบัตรเครดิต)

4. ผู้ขายส่งข้อมูล  Encrypted Payment  ไปยังเครื่องบริการด้านการจ่ายเงินทาง  Online

5. Cyber Cash Server รับข้อมูลผ่านทาง Fire wall  ถอดรหัสข้อมูลลูกค้าและส่งไป
                 ธนาคารผู้ขายผู้ซื้อ

6. ธนาคารผู้ขายร้องขอให้ธนาคารผู้ซื้อรับจ่ายเงินตามจำนวนเงินตามยอดบัตรเครดิต

7. ธนาคารผู้ซื้อตรวจสอบข้อมูล แล้วส่งกลับไปว่าอนุมัติหรือไม่ และ transfer ยอดเงินให้ผู้ขาย

8. Cyber Cash Server รับข้อมูลส่งต่อไปยังผู้ขายเพื่อส่งข้อมูลไปยังผู้ซื้อต่อ
                 ไปปัจจัยสู่ความสำเร็จ

ปัจจัยแห่งความสำเร็จมี 4 ประเด็น คือ

(1) การบริการลูกค้า เทคโนโลยีต้องเข้าถึงได้ง่ายและเป็นมิตรกับประชาชน
                   ลดขั้นตอนทาง   ราชการที่ยุ่งยากซับซ้อน ให้สารสนเทศที่ทันสมัยและตรงกับความต้องการ

(2) การออกแบบและประเมินผล บริการต้องมีการบริหารจัดการที่ดีและรักษาระบบ
                  ให้มีเสถียรภาพแม้ในภาวะวิกฤติ กำหนดนโยบายและกระบวนการรับข้อร้องเรียน
                  ที่ชัดเจนติดตามผลและปรับปรุงระบบช่วยสร้างการมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่อง

(3) ความมั่นคง-ปลอดภัย บริการต้องอำนวยความสะดวกในการทำธุรกรรมออนไลน์
                  และให้ความสำคัญสูงสุดต่อความปลอดภัยในข้อมูลส่วนบุคคล

(4) การเห็นคุณค่าและความสำคัญ บริการที่ดีต้องถูกให้ความสำคัญในลำดับสูงสุดจาก
                  ทุกภาคส่วน ผู้นำประเทศ นักการเมืองท้องถิ่น เจ้าหน้าที่ระดับสูง และพนักงานของรัฐ
                  ต้องให้การสนับสนุนกระบวนการเรียนรู้และตอบข้อสงสัยแก่ประชาชนผ่านการสื่อสาร
                  สองทางอย่างประสิทธิภาพ

(5) การรักษาความปลอดภัย

              ความต้องการการรักษาความปลอดภัย (security requirements)               มีองค์ประกอบ ดังนี้              
               1. ความสามารถในการระบุตัวตนได้ (Anthentication)
               2. ความเป็นหนึ่งเดียวของข้อมูล (Integriry)
               3. ความไม่สามารถปฏิเสธได้ (Non-repudiation)
               4. สิทธิส่วนบุคคล (Privacy)

              วิธีการรักษาความปลอดภัย                
                1. การใช้รหัส (Encryption)
                2. ใบรับรองทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic certificate)
                3. โปรโตคอล (Protocols)

ประโยชน์ e-payment ในองค์กร

1.การสั่งชำระเงิน และการรับชำระเงินมีความสะดวกมากยิ่งขึ้น

         ด้วยระบบ E - Pay ท่านไม่จำเป็นต้องเดินทางไปชำระเงินด้วยวิธีการเดิมๆ อีกต่อไป
             ท่านสามารถประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น ค่าใช้จ่ายด้านบุคคลากร และเวลา
             ที่เสียไปจากการเดินทางรวมถึงความเสี่ยงจากการถือเงินสด เป็นต้น

2.เพิ่มประสิทธิภาพด้านการบริหารการเงิน

         เนื่องจากการบริการ E - Pay เป็นการชำระเงินแบบ Online และ Real Time
           จึงเพิ่มความสะดวกในกรณีที่ท่านต้องการสั่งชำระเงินเป็นกรณีเร่งด่วนโดยไม่จำเป็นต้อง
           เดินทางเพื่อไปชำระเงินเหมือนระบบเดิม โดยผู้รับเงินสามารถรับเงินและนำเงินไปบริหาร
           ต่อได้ภายในระยะเวลาไม่เกิน 3 นาที โดยไม่ต้องรอการเคลียร์ริ่งของธนาคาร ถือเป็น
           การเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารเงินสดของบริษัทอีกทางหนึ่ง

3.ลดความผิดพลาดในการกรอกข้อมูลการทำรายการ

        ระบบ E - Pay จะดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลมาใช้ เช่น เลขที่บัญชีผู้มีอำนาจในการ
           สั่งจ่าย ,วงเงินในการสั่งจ่าย เป็นต้นทำให้ท่านสามารถทำงานได้รวดเร็วและลดข้อ
           ผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการจัดพิมพ์เอกสารได้ทำให้การดำเนินงานทางด้านบัญชีและ
           การเงินของบริษัทจึงมีความสะดวก รวดเร็ว และถูกต้องมากยิ่งขึ้น

 4.การยืนยันการตัดบัญชีและการนำเงินเข้าบัญชี

ไม่ว่าท่านจะเป็นผู้สั่งชำระเงิน หรือรับชำระเงินก็จะได้รับข้อความยืนยันการตัดบัญชี
             (Debit Advice) และข้อความยืนยันการนำเงินเข้าบัญชี (Credit Advice) จากธนาคาร
            ผ่านระบบ  E-Pay เมื่อรายการชำระเงินเสร็จสมบูรณ์โดยท่านไม่ต้องสอบถามผลของ
            การทำรายการไปที่ธนาคารโดยตรง

5.เสริมสร้างความคล่องตัวในการทำงาน

ท่านสามารถเลือกใช้บริการกับธนาคารต่างๆ ที่เข้าร่วมให้บริการ หรือเปลี่ยนแปลงไป
           ใช้ธนาคารอื่นในภายหลังก็ทำได้อย่างสะดวกโดยไม่ต้องเปลี่ยนโปรแกรมหรือขั้นตอน
            การทำงานแต่อย่างใด

เครื่องมือที่ใช้ในการบริหารสินค้าคงคลัง

สินค้าคงคลัง คือ สินค้าที่เราผลิตหรือสั่งซื้อเพื่อนำมาจัดจำหน่าย การจัดการสินค้าคงคลังเป็นสิ่งสำคัญต่อการให้บริการลูกค้าเพื่อให้สินค้ามีอยู่ตลอดเวลาเมื่อลูกค้าต้องการจะซื้อ แต่ในทางกลับกันก็สามารถทำให้เกิดต้นทุนสูงในการดำเนินการดังนั้น หลายองค์กรเริ่มมองเห็นปัญหาเหล่านี้ จึงมีการคิดหาวิธีต่างๆ เพื่อช่วยลดต้นทุนการจัดเก็บสินค้าคงคลังของกิจการ

การจัดการสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นการทำให้เกิดสมดุลระหว่างสินค้าและระดับความพึงพอใจของลูกค้า เช่นการตอบสนองต่อการสั่ง ซื้อของลูกค้า (order fill rates) แต่ทั้งนี้ความเสี่ยงต่างๆที่เกิดจากการบริหารสินค้าคงคลัง อาจเป็นการเก็บสต๊อกไว้มากเกินไป และสินค้าที่มีอยู่ไม่ใช่สินค้าที่ลูกค้าต้องการซื้อจริงๆ ก็ทำให้สภาพคล่องทางการเงินชะงักได้ หรืออีกทางหนึ่งคือสูญเสียรายได้จากการที่สินค้าที่ต้องการไม่มีขาย

เครื่องมือที่ใช้ในการบริหารสินค้าคงคลัง

1. ระบบซัพพลายเชน 

       การบริหารซัพพลายเชนนั้น มีความซับซ้อนมากกว่าแค่การสั่งซื้อสินค้า แต่รวมไปถึงกระบวนการต่าง ๆ ตั้งแต่การริเริ่มออกแบบและผลิตสินค้า   จนไปถึงการย่อยสลายสินค้านั้น ๆ ซึ่งในรูปแบบดั้งเดิมของการบริหารซัพพลายเชนเชิงเส้น (Linear)จะพิจารณาในลักษณะของความสัมพันธ์ระหว่างผู้เกี่ยวข้องในระบบซัพพลายเชน ในการจัดส่งสินค้า การแลกเปลี่ยนข้อมูล และในส่วนของการเงิน แต่ในอีกแง่หนึ่ง     เราสามารถมองระบบซัพพลายเชนในแง่ของกระบวนการผลิตและวงจรชีวิตของผลิตภัณฑ์ (Product life cycle) ซึ่งแต่ละองค์กรที่เกี่ยวข้อง (เช่น ผู้ค้าส่ง หรือผู้ผลิตวัตถุดิบ) ก็จะมีส่วนร่วมในแต่ละกระบวนการที่แตกต่างกันไป

       ถ้าเราจะมองภาพรวมของระบบซัพพลายเชนนี้ เราจะเห็นว่า ระบบซัพพลายเชน ไม่ใช่แค่การส่งวัตถุดิบ ข้อมูล และการจัดการด้านการเงินเท่านั้น แต่หมายถึงการที่จะต้องสร้างความร่วมมือ ทั้งในเชิงเงินทุนหรือในรูปแบบอื่น ๆ ระหว่างองค์กรที่มีส่วนร่วมในการผลิต นอกจากนั้นหน้าที่และขอบเขตของความรับผิดชอบของผู้เกี่ยวข้องยังสามารถเปลี่ยนแปลงจากรูปแบบเดิม ๆ ได้ เช่น ผู้ผลิตสามารถส่งสินค้าโดยตรงถึงลูกค้าได้ (โดยไม่ผ่านผู้ค้าปลีก) หรือการที่ผู้ค้าปลีกได้มีส่วนในการออกแบบผลิตภัณฑ์

    จุดสนใจของธุรกิจได้เปลี่ยนไป หลังจากที่การบริหารซัพพลายเชน ได้มามีบทบาทอย่างมากในการทำธุรกิจในปัจจุบัน คำถามเก่า ๆ ที่ว่า “ทำอย่างไรถึงจะสามารถบริหารส่วนต่าง ๆ ในบริษัท ให้สามารถทำงานร่วมกันและจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าได้ “ก็จำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงคำถามเป็น “ทำอย่างไรให้เราสามารถประสานงานระหว่างบริษัท(ในระบบซัพพลายเชน) รวมไปถึงภายในบริษัทให้จัดส่งสินค้าให้กับตลาดได้” ยกตัวอย่างที่สามารถนำไปปฏิบัติจริงเพื่อช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูล และประสานงานในหน่วยงานให้เกิดประสิทธิภาพของระบบซัพพลายเชน ดังต่อไปนี้

             1. การกำจัดสินค้า dead stock (สินค้าที่ไม่เคลื่อนไหวเป็นเวลามากกว่า 6 เดือน) และสินค้า slow moving (สินค้าที่ถูกขายออกไปช้า อาจจะเดือนละครั้ง หรือ สองเดือนครั้ง เป็นต้น) ซึ่งการจัดการลดกลุ่มสินค้าเหล่านี้เป็นการช่วยลดต้นทุนทั้งในคลังสินค้า (warehousing) การจัดดำเนินการสินค้าในคลัง (handling) การขนส่ง (transportation) เช่น สินค้าที่ไม่เคลื่อนไหว หรือเคลื่อนไหวช้า ทำให้เปลืองพืนที่จัดเก็บ และการดูแลสินค้าในคลัง อีกทั้งค่าขนส่งต่อรายการเมื่อมีการสั่งซื้อจากลูกค้า อาจทำให้ไม่คุ้มกับการส่ง เมื่อเทียบสัดส่วนปริมาณสั่ง ซื้อต่อค่าจัดส่ง(กรณีใช้ third party logistics ส่วนใหญ่จะคิดค่าบริการตามจำนวนกล่องที่จัดส่ง โดยจะส่งตามรอบและเส้นทางที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้)

             2. การทำ ABC analysis (80/20 rule) สำหรับสต๊อกสินค้า หมายถึง การวิเคราะห์ดูว่า 80% ของรายได้มาจากการขายสินค้าเพียง 20% ของสินค้ารวมทั้งหมด ซึ่งในทางกลับกันสินค้าอีก 80% อาจทำรายได้ให้กับบริษัทเพียง 20% เท่านั้น

          สินค้ากลุ่ม A ถือเป็นสินค้าหลักที่เคลื่อนไหวเร็ว เป็นที่ต้องการของลูกค้า แต่การทำรายงานABC analysis นั้นไม่ใช่หมายความว่า เราจะต้องซื้อสินค้ากลุ่ม A ไว้ให้มากเพราะถือว่ายังไงก็ขายได้ ที่ถูกต้องในการบริหารกลุ่มสินค้านี้ คือการเก็บสินค้าให้สมดุลกับระยะเวลาในการสั่ง ซื้อ หรือ ผลิต จนถึงความพร้อมที่จะมีสินค้าเหล่านั้นในสต๊อก และจัดการระบบการเติมสต๊อกให้ถี่ขึ้น (ทังนี้เพื่อระวังว่า สินค้าบางรายการอาจจะกลายเป็นสินค้าที่ไม่นิยมในช่วงระยะต่อมา)

          สินค้ากลุ่ม B ถือเป็นสินค้าที่มีความนิยมระดับกลาง ควรจะจัดการระบบการเติมสต๊อกให้น้อยกว่าสินค้ากลุ่มแรก เพื่อไม่ให้มีสินค้าคงคลังมากเกินความจำเป็น

          สินค้ากลุ่ม C เป็นสินค้าที่มักจะมีทั้งรายการ (item) และจำนวน (quantity) มากในคลังสินค้า เพราะเกิดจากการที่สินค้าขายไม่ออก หรือหมดความนิยมในตลาด ซึ่งการขจัดสินค้าเหล่านี้ มีความจำเป็นอย่างมากที่ต้องได้รับความร่วมมือจากฝ่ายการตลาด และฝ่ายขาย เพื่อกำหนดสินค้าเหล่านี้ว่า จะยกเลิกการผลิตหรือสั่งซื้อเมื่อหมดสต๊อก เพราะต้องให้ลูกค้าที่เคยใช้สินค้ารับทราบ เพื่อไม่ให้เกิดความเข้าใจผิดว่า สินค้าขาดสต๊อก เป็นต้น

             3. การบริหารจัดการสินค้าคงคลังฝั่งผู้ผลิต (Vendor managed inventory systems) คือ การจัดระบบการซื้อสินค้าโดยการทำข้อตกลงกับคู่ค้าหรือผู้ผลิต ทำให้คู่ค้าสามารถทำการอัพเดตข้อมูล และทราบความต้องการของลูกค้าร่วมกัน โดยที่ผู้ผลิตสามารถตรวจสอบยอดขายของแต่ละสาขา และ จัดส่งสินค้าเพื่อเติมสต๊อกให้ทันเวลา และที่สำคัญ เป็นการเน้นความรับผิดชอบของต่อคู่ค้า หรือแม้แต่ฝ่ายจัดหาวัตถุดิบ สามารถเตรียมวัตถุดิบให้เพียงพอต่อการผลิตเมื่อได้รับรายการสั่ง ซื้อ เทคนิคการทำงานระหว่างองค์กรวางแผนพยากรณ์ร่วมกัน และการเติมเต็มสินค้า (CPFR : Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment) จึงมีความสำคัญในขั้นตอนนี้ แต่การใช้วิธีการนี้ จะต้องมีการลงทุนในด้านระบบสารสนเทศ ระบบ Electronic Data Interchange (EDI) มาใช้ เป็นต้น เพื่อให้ระบบดำเนินการอย่างมีประสิทธิผล

2. ABC System

       ระบบนี้เป็นวิธีการจำแนกสินค้าคงคลังออกเป็นประเภทโดยพิจารณาปริมาณและมูลค่าของสินค้าคงคลังแต่ละรายการเป็นเกณฑ์ เพื่อลดภาระในการดูแล ตรวจนับ และควบคุมสินค้าคงคลังที่มีอยู่มากมายซึ่งถ้าควบคุมทุกรายการอย่างเข้มงวดเท่าเทียมกัน จะเสียเวลาและค่าใช้จ่ายมากเกินความจำเป็น เพราะในบรรดาสินค้าคงคลังทั้งหลายของแต่ละธุรกิจมักเป็นไปตามเกณฑ์ดังต่อไปนี้

          รายการที่มีมูลค่าสูง (High-Value Items) คือสินค้าคงคลังร้อยละ 15 หรือ 20 ของรายการที่มีมูลค่ารวมถึง “ร้อยละ 75 ถึง 80 ของค่าใช้จ่ายวัสดุคงคลังใน 1 ปี

          รายการที่มีมูลค่าปานกลาง (Medium- Value Items) คือสินค้าคงคลังร้อยละ 30 ถึง 40 ของรายการ ที่มีมูลค่าร่วม ประมารร้อยละ 15 ของค่าวัสดุคงคลังใน 1 ปี

          รายการที่มีมูลค่าต่ำ (Low- Value Items) คือสินค้าคงคลังร้อยละ 40 ถึง 50 ของรายการที่มีมูลค่ารวม ประมาณร้อยละ 10 ถึง 15 ของค่าวัสดุคงคลังในรอบ 12 ปี

    

การจำแนกสินค้าคงคลังเป็นหมวดเอบีซี จะทำให้การควบคุมสินค้าคงคลังแตกต่างกัน ดังต่อไปนี้

ภาพ: การจัดการสินค้าคงคลังแบบ ABC

         ควบคุมอย่างเข้มมาก ด้วยการลงบัญชีอยู่บ่อยๆ (เช่น ทุกสัปดาห์) การควบคุมจึงควรใช้ระบบสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่องและต้องเก็บของไว้ในที่ปลอดภัย ในด้านการจัดซื้อก็ควรหาผู้ขายไว้หลายรายเพื่อลดความเสียงจากการขาดแคลนสินค้าและสามารถเจรจาต่อรองราคาได้

          ควบคุมอย่างเข้มงวดปานกลาง ด้วยการมีบัญชีคุมยอดบันทึกเสมอเช่นเดียวกับ A ควรมีการเบิกจ่ายอย่างเป็นระบบเพื่อป้องกันการสูญหาย การตรวจนับจำนวนจริงก็ทำเช่นเดียวกับ A แต่ความถี่น้อยกว่า (เช่น ทุกสิ้นเดือน) และการควบคุม B จึงควรใช้ระบบสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่องเช่นเดียวกับ A

          ไม่มีการจดบันทึกหรือมีก็เพียงเล็กน้อย สินค้าคงคลังประเภทนี้จะวางให้หยิบใช้ได้ตามสะดวก เนื่องจากเป็นของราคาถูกและมีปริมาณมาก ถ้าทำการควบคุมอย่างเข้มงวด จะทำให้มีค่าใช้จ่ายมากซึ่งไม่คุ้มค่ากับประโยชน์ที่ได้ป้องกันไม่ให้ของสูญหาย การตรวจนับ C จะใช้ระบบสินค้าคงคลังแบบสิ้นงวดคือเว้นระยะจะมาตรวจนับดูว่าพร่องไปเท่าใดแล้วก็ซื้อมาเติม หรืออาจใช้ระบบสองกล่อง (Two-bin System) ซึ่งมีกล่องวัสดุอยู่ 2 กล่อง เป็นการเผื่อสำรองไว้ พอใช้ของในกล้องแรกหมดก็นำเอากล่องสำรองมาใช้แล้วรีบซื้อของเติมใส่กล้องแรกที่หมดไว้เป็นกล่องสำรองแทน ซึ่งจะทำให้ไม่มีการขาดมือเกิดขึ้น

ทฤษฎีต้นทุนธุรกรรม และ ทฤษฎีต้นทุนตัวแทน

ทฤษฎีต้นทุนธุรกรรม Transaction cost Theory 

           ค่าใช้จ่ายหลักๆอันเนื่องมาจากการทำธุรกรรม (Transaction) เช่น การค้นหาข้อมูล (customers, suppliers, products) การ ติดต่อสื่อสาร หรือการนำข้อมูลมาเปรียบเทียบเพื่อตัดสินใจ โดยในอดีต ทั้งนี้องค์กรขนาดเล็กมักจะเสียเปรียบในเรื่องการเข้าถึงข้อมูลเนื่องจากมี จำนวนพนักงานน้อย หากต้องการพัฒนาศักยภาพการเข้าถึงข้อมูล จำเป็นต้องขยายขนาดขององค์กร แต่ในปัจจุบันเทคโนโลยีจาก internet ทำให้องค์กรขนาดเล็กมีศักยภาพการเข้าถึงข้อมูลมากขึ้นโดยไม่มีความจำเป็นต้องขยายขนาดองค์กร และสามารถลด Transaction Cost ได้

ทฤษฎีต้นทุนตัวแทน Agency cost Theory  

     กล่าว ถึงการควบคุมการทำงานของพนักงานในองค์กร เพื่อตรวจสอบการปฏิบัติภารกิจที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร โดยทั่วไปองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมากจะมีต้นทุนส่วนนี้สูงกว่าองค์กรขนาด เล็ก บทบาทของ IT ที่เข้ามาช่วยลดต้นทุนในส่วนนี้โดยการพัฒนาระบบ Telecommunication ทำให้ติดต่อสื่อสารกับพนักงานสะดวกขึ้น เช่น พนักงานไม่จำเป็นต้องเข้ามารายงานที่ office และ ทำให้ระบบตรวจสอบทำได้ง่ายขึ้น

         ทฤษฎีตัวแทนมองว่า มนุษย์ทุกคนในองค์กรย่อมมีแรงผลักดันที่จะทำเพื่อผลประโยชน์ส่วนตัวด้วยกันทั้งสิ้น ดังนั้นผู้บริหารหรือฝ่ายจัดการจะพยายามหาหนทางสร้างมูลค่าสูงสุดให้กับกิจการ ก็ต่อเมื่อพิจารณาแล้วเห็นว่าหนทางนั้นเอื้ออำนวยประโยชน์ให้กับตนเองด้วย สมมติฐานที่อยู่เบื้องหลังทฤษฎีการเป็นตัวแทนก็คือ ผู้เป็นเจ้าของกิจการหรือผู้ถือหุ้นกับผู้บริหารหรือฝ่ายจัดการต่างมีความขัดแย้งทางด้านผลประโยชน์ซึ่งกันและกัน โดยที่ผู้บริหารหรือฝ่ายจัดการจะสร้างอรรถประโยชน์สูงสุดให้กับตัวเองโดยไม่ คำนึงถึงว่าการกระทำเช่นนั้นจะก่อให้เกิดประโยชน์หรือความมั่งคั่งสูงสุดแก่ ตัวผู้เป็นเจ้าของกิจการหรือไม่

          ความสัมพันธ์ในทางธุรกิจเป็นความสัมพันธ์ที่เกิดจากความยินยอมพร้อมใจระหว่างบุคคลสองฝ่าย โดยที่บุคคลฝ่ายหนึ่งคือ ตัวแทน (Agent) ตกลงที่จะทำการในฐานะที่เป็นตัวแทนให้กับอีกฝ่ายหนึ่งที่เรียกว่า ตัวการ (Principal) โดยที่แต่ละฝ่ายย่อมมีแรงจูงใจที่จะตัดสินใจที่จะก่อให้เกิดผลประโยชน์ส่วนตัว ความขัดแย้งกันในผลประโยชน์อาจเกิดขึ้นเมื่อแต่ละฝ่ายดำเนินการเพื่อแสวงหาผลประโยชน์ให้แก่ตนเองกล่าวคือ ผู้ถือหุ้นเป็นผู้มอบหมายให้ผู้บริหารดำเนินการแทนตนการที่ผู้ถือหุ้นไม่สามารถ ล่วงรู้ข้อมูลการตัดสินใจของผู้บริหารย่อมทำให้เกิดต้นทุนจากการมอบอำนาจดำเนินการขึ้น (Agency Costs) ซึ่งประกอบด้วยต้นทุนในการตรวจสอบผลการปฏิบัติงานของผู้บริหาร และต้นทุนในการจูงใจให้ผู้บริหารตัดสินใจดำเนินการที่ไม่ก่อให้เกิดความเสียหายแก่ผู้ถือหุ้น (วรศักดิ์ ทุมมานนท์, 2543)

ปัญหาความขัดแย้งระหว่างตัวการและตัวแทน (Agency Problems) ตามการศึกษาของ McColgan (2001) สามารถแยกสาเหตุการเกิดปัญหาได้ดังนี้

1. Moral-Hazard คือ ปัญหาความขัดแย้งที่เกิดจากผู้บริหารซึ่งเป็นตัวแทนบริหารงานโดยคำนึงถึงผลประโยชน์ส่วนตนมากกว่าผลประโยชน์ของผู้ถือหุ้นเช่นผู้บริหารหรือครอบครัวของผู้บริหารนำทรัพยากรของบริษัทไปใช้ส่วนตัวทรัพยากรเหล่านั้นจึงไม่ได้ถูกนำมาใช้ในกิจกรรมที่มีประโยชน์ในการสร้างรายได้ให้แก่บริษัทเป็นต้น

2. Earnings Retention คือ ปัญหาความขัดแย้งที่เกี่ยวข้องกับขนาดของกิจการ (Firm Size)ที่วัดโดยกำไรสะสมของบริษัท ซึ่งผู้บริหารจะใช้ประโยชน์จากกำไรสะสมโดยการใช้นโยบายโครงสร้างเงินทุนที่เป็นแหล่งเงินทุนภายใน (กำไรสะสม) มากกว่าการหาแหล่งเงินทุนจากภายนอก (เจ้าหนี้) เพื่อลดการถูกตรวจสอบการบริหารงานจากบุคคลภายนอก ซึ่งการใช้โครงสร้างเงินทุนดังกล่าวทำให้ผลตอบแทนของผู้ถือหุ้นในรูปเงินปันผลลดลง

3. Time Horizon คือ ปัญหาความขัดแย้งที่เกิดจากระยะเวลาการลงทุน โดยผู้ถือหุ้นจะให้ความสำคัญต่อกระแสเงินสดของบริษัทในอนาคต แต่ผู้บริหารจะให้ความสำคัญต่อกระแสเงินสดของบริษัทในช่วงระยะเวลาที่ตนบริหารอยู่เท่านั้น ดังนั้นผู้บริหารมักจะลงทุนในโครงการระยะสั้นมากกว่าโครงการระยะยาว ถึงแม้ว่าโครงการนั้นจะให้ผลตอบแทนสูงกว่า ซึ่งปัญหาดังกล่าวมักเกิดกับผู้บริหารระดับสูงที่ใกล้เกษียณแล้ว

4. Risk Aversion คือ ปัญหาความขัดแย้งที่เกิดจากพฤติกรรมการยอมรับความเสี่ยงจากการลงทุนของผู้บริหาร ซึ่งเกิดจากค่าตอบแทนที่ผู้บริหารได้รับไม่ได้ขึ้นอยู่กับผลการดำเนินงานของบริษัท ผู้บริหารจะได้รับเพียงผลตอบแทนที่เป็นเงินเดือนเท่านั้น โดยเงินเดือนจะเป็นจำนวนที่คงที่ ดังนั้นผู้บริหารย่อมเลือกลงทุนในโครงการที่มีความเสี่ยงต่ำ เพราะผู้บริหารจะไม่ได้รับประโยชน์ส่วนเพิ่มจากโครงการนั้นๆ แม้ว่าโครงการดังกล่าวจะประสบความสำเร็จและมีผลตอบแทนสูง แต่โครงการที่มีผลตอบแทนสูงย่อมจะมีความเสี่ยงสูงด้วย ในขณะเดียวกันหากบริหารงานล้มเหลวก็ย่อมมีผลกระทบต่อตำแหน่งหน้าที่งาน ส่วนผู้ถือหุ้นจะชอบผู้บริหารที่ตัดสินใจลงทุนในโครงการที่มีความเสี่ยงสูงเพราะย่อมจะได้รับผลตอบแทนที่สูงด้วย เท่ากับ เป็นการเพิ่มความมั่งคั่งให้แก่ตัวผู้ถือหุ้นเอง 

        ดังนั้นการกำกับดูแลกิจการเป็นเครื่องมือหนึ่งที่จะใช้ป้องกันและแก้ไขปัญหาความขัดแย้งระหว่างตัวการและตัวแทน รวมทั้งถือเป็นกลไกควบคุมการทำงานของฝ่ายบริหารของบริษัทให้นำไปสู่ความมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยจารุพรรณ อินทรรุ่ง (2550) ได้กล่าวว่า การกำกับดูแลกิจการที่ดีช่วยสร้างความเชื่อมั่นในการลงทุน เนื่องจากกรรมการหรือผู้บริหารของบริษัทย่อมมีการปฏิบัติหน้าที่อย่างสุจริต ส่งผลให้บริษัทมีผลประกอบการดีขึ้น ฐานะการเงินของบริษัทจึงมั่นคงสามารถจ่ายเงินปันผลได้อย่างต่อเนื่อง ทำให้มีผู้สนใจมาลงทุนเพิ่มขึ้นและในที่สุดราคาหุ้นของบริษัทย่อมเพิ่มขึ้นตามไปด้วย

บทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศ ที่มีต่อการจัดการทางการเงิน

ระบบสารสนเทศด้านการเงิน financial information system

ระบบการเงิน (financial system) เปรียบเสมือนระบบหมุนเวียนโลหิตของร่างกายที่สูบฉีดโลหิตไปยังอวัยวะต่าง ๆ เพื่อให้การทำงานของอวัยวะแต่ละส่วนเป็นปกติ ถ้าระบบหมุนเวียนโลหิตไม่ดี การทำงานของอวัยวะก็บกพร่อง ซึ่งจะส่งผลกระทบโดยตรงต่อระบบร่างกาย ระบบการเงินจะเกี่ยวกับสภาพคล่อง (liquidity)ในการดำเนินงาน เกี่ยวข้องกับการจัดการเงินสดหมุนเวียน ถ้าธุรกิจขาดเงินทุน อาจก่อให้เกิดปัญหาขึ้นทั้งโดยตรงและทางอ้อม โดยที่การจัดการทางการเงินจะมีหน้าที่สำคัญ 3 ประการ ดังต่อไปนี้ 
         1. การพยากรณ์ (forecast) การศึกษา วิเคราะห์ การคาดกราณ์ การกำหนดทางเลือก และการวางแผนทางด้านการเงินของธุรกิจ เพื่อใช้ทรัพยากรทางการเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยนักการเงินสามารถใช้หลักการทางสถิติและแบบจำลองทางคณิตศาสตร์มาประยุกต์ การพยากรณ์ทางการเงิน จะอาศัยข้อมูลจากทั้งภายในและภายนอกองค์การ ตลอดจนประสบกราณ์ของผู้บริหารในการตัดสินใจ 
       2. การจัดการด้านการเงิน (financial management) เกี่ยวข้องกับเรื่องการบริหารเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด เช่น รายรับและรายจ่าย การหาแหล่งเงินทุนจากภายนอก เพื่อที่จะ เพิ่มทุนขององค์การ โดยวิธีการทางการเงิน เช่น การกู้ยืม การออกหุ้นหรือตราสารทางการเงินอื่น เป็นต้น 
       3. การควบคุมทางการเงิน (financial control) เพื่อติดตามผล ตรวจสอบ และประเมินตวามเหมาะสมในการดำเนินงานว่าเป็นไปตามแผนที่กำหนดหรือไม่ ตลอดจนวางแนวทางแก้ไขหรือปรับปรุงให้การดำเนินงานทางการเงินของธุรกิจมีประสิทธิภาพ โดยที่การตรวจสอบและการควบคุมการทางการเงินของธุรกิจ  สามารถจำแนกออกเป็น 2 ประเภทดังต่อไปนี้

• การควบคุมภายใน (internal control) 
• การควบคุมภายนอก (external control) 

ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (finalncial information system) เป็นระบบสารสนเทศที่พัฒนาขึ้นสำหรับสนับสนุนกิจกรรมทางด้านการเงินขององค์การ ตั้งแต่การวางแผน การดำเนินงาน และการควบคุมทางด้านการเงิน เพื่อให้การจัดการทางการเงินเกิดประสิทธิภาพสูงสุด โดยที่แหล่งข้อมูลสำคัญในการบริหารเงินขององค์การมีดังต่อไปนี้ 
        1. ข้อมูลจากการดำเนินงาน (operatins data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานของธุรกิจ ซึ่งเป็นประโยชน์ในการควบคุม ตรวจสอบ และปรับปรุงแผนการเงินขององค์การ
       2. ข้อมูลจากการพยากรณ์ (forecasting data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมและประมวลผล เช่น การประมาณค่าใช้จ่ายและยอดขายที่ได้รับจากแผน
การตลาด โดยใช้เทคนิคและแบบจำลองการพยากรณ์ โดยที่ข้อมูลจากการพยากรณ์ถูกใช้ประกอบการวางแผน การศึกษาความเป็นไปได้ และการตัดสินใจลงทุน 
       3. กลยุทธ์องค์การ (corporate strategy) เป็นเครื่องกำหนดและแสดงวิสัยทัศน์ ภารกิจ วัตถุประสงค์ แนวทางการประกอบธุรกิจในอนาคต เพื่อให้องค์การบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ โดยที่กลยุทธ์จะเป็นแผนหลักที่แผนปฏิบัติการอื่นต้องถูกจัดให้สอดคล้องและส่งเสิรมความสำเร็จของกลยุทธ์ 
       4. ข้อมูลจากภายนอก (external data) ข้อมูลทางเศรษฐกิจและการเงิน สังคม การเมือง และปัจจัยแวดล้อมที่มีผลต่อธุรกิจ เช่น อัตราดอกเบี้ย อัตราแลกเปลี่ยน อัตราการเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจ เป็นต้น โดยข้อมูลจากภายนอกจะแสดงแนวโน้มในอนาคตที่ธุรกิจต้องปรับตัวให้สอดคล้องกับสถานกราณ์ 
 
        ระบบสารสนเทศด้านการบัญชีและระบบสารสนเทศด้านการเงินจะมีความสัมพันธ์กัน เนื่องจากข้อมูลทางการบัญชีจะเป็นข้อมูลสำหรับการประมวลผลและการตัดสินใจทางการเงิน โดยนักการเงินจะนำตัวเลจทางการบัญชีมาประมวลผลตามที่ตนต้องการ เพื่อให้ได้ข้อมูลสำหรับสนับสนุนการตัดสินใจทางการเงิน 

ระบบสารสนเทศทางการเงิน
       ระบบสารสนเทศทางการเงิน ทำหน้าที่หลักทางการเงิน (finance) เกี่ยวกับการคาดการณ์ทางการเงิน ได้แก่ แสดงจำนวนเงินที่จะเข้าสู่กิจการแหล่งที่มาการใช้จ่าย การจัดการเงินทุน เช่น แหล่งเงินทุน การกู้ ออกพันธบัตรเงินกู้ ออกหุ้น รวมกิจการ และ การตรวจสอบ เช่น งบรายได้ งบกำไรขาดทุนงบดุล
ระบบสารสนเทศทางการเงิน (finance) การจัดทำรายงานทางการเงิน การลงทุนในสินทรัพย์ต่าง ๆ 
        1.หน้าที่หลักทางการเงิน
                1.1 การคาดการณ์ทางการเงิน แสดงจำนวนเงินที่จะเข้าสู่กิจการ แหล่งที่มาการใช้จ่าย ตัวอย่างการใช้แบบจำลองกระแสเงินสด
                1.2 การจัดการเงินทุน แหล่งเงินทุน การกู้ ออกพันธบัตรเงินกู้ ออกหุ้น รวมกิจการ สามารถใช้แบบจำลองทางเลือกต่าง ๆ สำหรับบริหารเงิน
                1.3 การตรวจสอบ (auditing)
                  - เป็นไปตามแผนที่กำหนดหรือแนวทางที่กำหนด
                  - การตรวจสอบภายใน (internal audit) การเงิน การปฏิบัติการ
                  - การตรวจสอบภายนอก (external audit) โดยผูู้ตรวจสอบบัญชีอิสระผลการตรวจสอบทางการเงิน จะได้ งบรายได้ งบกำไรขาดทุน งบดุล

        2. แหล่งสารสนเทศทางการเงิน
               2.1 ข้อมูลประมวลผลธุรกรรม
               2.2 ข้อมูลการคาดการณ์ภายใน จากฝ่ายต่าง ๆ เช่น ยอดขาย รายได้
               2.3 ข้อมูลเงินทุน (funding data) แหล่งเงินทุน เงื่อนไข การปันผล การจ่ายดอกเบี้ย                       
               2.4 ข้อมูลกลุ่มหลักทรัพย์ (portfolio data) หลักทรัพย์ที่กิจการถือ ราคาตลาดหลักทรัพย์
               2.5 ข้อกำหนดกฎเกณฑ์ของรัฐบาล เช่น การลดค่าเงินบาท อัตราดอกเบี้ย
               2.6 ข้อมูลสภาวะภายนอก เช่น ราคาหุ้น อัตราดอกเบี้ย ทิศทางของกิจการ
               2.7 แผนกลยุทธ์ การกำหนดแผนการเงินจะต้องสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ของกิจการ
        3. ตัวอย่างระบบสารสนเทศทางการเงิน
               3.1 การจัดการเงินสดและหลักทรัพย์ (cash/credit/investment management)
                  - ข้อมูลเงินสดรับและออก  
                  - ใช้สำหรับการลงทุนกับเงินทุนส่วนเกิน
                  - มีแบบจำลองทางคณิตศาสตร์การเก็บเงินสด software
               3.2 งบประมาณการลงทุน (capital budgeting)  
                  - การวิเคราะห์ การลงทุนโรงงาน เครื่องจักร อุุปกรณ์ ความเสี่ยง   
               3.3 การวางแผนการเงิน (financial planning)
                  - ประเมินสมรรถนะทางการเงินของธุรกิจ ในปัจจุบันและที่คาดการณ์   
                  - วิเคราะห์ทางเลือกทางการเงินของกิจการ

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน 

          ทำหน้าที่ในการจัดการสารสนเทศด้านการเงินให้แก่ผู้บริหารและกลุ่มบุคคลซึ่งต้องการทำการตัดสินใจได้ดีขึ้นและช่วยในการหาโอกาสและปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว โดยระบบสารสนเทศด้านการเงินนิยมใช้รวมเข้ากับซอฟต์แวร์ในการวางแผนทรัพยากรขององค์กร (Enterprise Resource Planning--ERP) ซึ่งเป็นกลุ่มของโปรแกรมที่จัดการ วิเคราะห์และติดตามการดำเนินธุรกิจของแหล่งผลิตหรือสาขาต่าง ๆ ขององค์กร เพื่อให้แน่ใจว่าสารสนเทศด้านการเงินในการปฏิบัติงาน สามารถนำไปใช้สนับสนุนความสามารถในการตัดสินใจให้แก่บุคคลที่ต้องการได้ทันเวลา ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงินมีความสามารถการทำงานดังต่อไปนี้   
          1. รวบรวมสารสนเทศด้านการเงินและการดำเนินงานจากแหล่งต่าง ๆ รวมทั้งจากเครือข่ายอินเทอร์เน็ตเข้าไว้ในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการเพียงระบบเดียว
          2. สนับสนุนผู้ใช้ที่ทำงานเกี่ยวข้องกับด้านการเงินและผู้ใช้อื่น ๆ ของบริษัท ให้สามารถเรียกใช้ข้อมูลและสารสนเทศทางด้านการเงินผ่านทางเครือข่ายในองค์กรได้ง่าย 
          3. เตรียมข้อมูลด้านการเงินที่มีอยู่ให้พร้อมต่อการใช้งาน เพื่อให้สามารถนำไปใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
          4. สามารถวิเคราะห์ข้อมูลด้านการเงินได้หลายมิติ เช่น วิเคราะห์ตามช่วงเวลา, ภูมิประเทศ, ผลิตภัณฑ์, โรงงานผลิต หรือลูกค้าได้
          5. วิเคราะห์การดำเนินงานด้านการเงินที่ผ่านมาและที่เป็นอยู่ในปัจจุบันได้
          6. ติดตามและควบคุมการใช้เงินทุนได้ตลอดเวลา
   
ส่วนที่นำเข้าไปในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ได้แก่   
          1. แผนเชิงกลยุทธ์และนโยบายของบริษัท ในแผนกลยุทธ์จะประกอบด้วย วัตถุประสงค์ด้านการเงินของบริษัท เช่น เป้าหมายของผลกำไรที่ต้องการ, อัตราส่วนของหนี้สินและเงินกู้, ค่าคาดหวังของผลตอบแทนที่ต้องการ เป็นต้น
          2. ระบบประมวลผลรายการ สารสนเทศด้านการเงินที่สำคัญจะมาจากโปรแกรมการประมวลผลรายการต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น โปรแกรมเงินเดือน, โปรแกรมควบคุมสินค้าคงคลัง, โปรแกรมสั่งซื้อสินค้า, โปรแกรมบัญชีรายรับ-รายจ่าย, และโปรแกรมใบสั่งซื้อ ทั่วไป โดยข้อมูลที่ได้จากโปรแกรมเหล่านี้ ได้แก่ ค่าใช้จ่ายด้านเงินเดือนรวม, เงินลงทุนในคลังสินค้า, ยอดขายรวม, ปริมาณเงินที่จ่ายให้กับแหล่งผลิตสินค้า, ปริมาณหนี้รวมของลูกค้าที่มีต่อบริษัทและรายละเอียดข้อมูลบัญชีต่าง ๆ โดยข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปสร้างเป็น   รายงานด้านการเงิน เพื่อใช้ในการตัดสินใจต่อไป
          3. แหล่งข้อมูลภายนอก ได้แก่ สารสนเทศเกี่ยวกับคู่แข่งขัน อาจได้มาจากรายงานประจำปีของบริษัทคู่แข่ง, หนังสือพิมพ์, สื่อต่าง ๆ เช่นเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เป็นต้น นอกจากนี้ยังรวมถึงสารสนเทศเกี่ยวกับสภาพเศรษฐกิจของประเทศหรือของโลก เช่น สภาวะเงินเฟ้อ, อัตราภาษี เหล่านี้เป็นต้น

ระบบย่อยและผลที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน 
          ระบบย่อยในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ขึ้นอยู่กับองค์กรและความต้องการขององค์กรนั้น โดยอาจประกอบด้วยระบบภายในและระบบภายนอกที่ช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพการประมวลผลทางธุรกิจของบริษัท เช่น ระบบการจัดหา, การใช้, และการควบคุมเงินสด, ระบบเงินทุนและแหล่งการเงินอื่น ๆ และอาจจะประกอบด้วย ระบบย่อยในการหากำไร/ขาดทุน, ระบบบัญชีค่าใช้จ่ายและระบบการตรวจสอบ โดยระบบต่าง ๆ เหล่านี้จะทำงานประสานกับระบบประมวลผลรายการ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ผู้จัดการด้านการเงินสามารถนำไปใช้ตัดสินใจได้ดีขึ้น ดังนั้นผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ได้แก่ รายงานด้านการเงินต่าง ๆ เช่น รายงานกำไร/ขาดทุน, รายงานระบบค่าใช้จ่าย, รายงานการตรวจสอบภายในและภายนอกและรายงานการใช้และการจัดการเงินทุน เป็นต้น